Impreza masowa – jak to zrobić? Skrócone kompendium wiedzy dla organizatorów imprez

Lato sprzyja organizowaniu pikników, imprez miejskich i koncertów plenerowych. Do przygotowania wielkiej imprezy masowej najlepiej wynająć solidną firmę, dla której organizacja i obsługa techniczna imprez to chleb powszedni, ponieważ z pewnością zajmie się tym fachowo i najpierw załatwi wymagane pozwolenia, wszystkie dokumenty i tym podobne rzeczy, później zadba o jej prawidłowy przebieg, a na końcu po wszystkim posprząta...

agregat prądotwórczy
Autor: U.S. Naval Forces Central Command
Źródło: http://www.flickr.com
Zorganizowanie przedsięwzięcia - koncertu, pikniku czy zawodów sportowych - zarówno na wolnym powietrzu, jak i w pomieszczeniu to nie tylko integracja społeczeństwa i realizacja atrakcyjnego pomysłu. Na organizatorach wydarzenia ciąży bardzo wiele zadań, z jakich muszą się wywiązać, zarówno dotyczących programu, jak i całej organizacji. Bardzo istotne jest uzyskanie niezbędnych pozwoleń, zapewnienie bezpieczeństwa i przestrzeganie prawa. Niesamowicie ważna jest też obsługa techniczna imprez. Kiedy pomysł na imprezę jest gotowy, na początku oczywiście należy dokonać wyboru miejsca jego realizacji. Miejsce oczywiście musi być dopasowane do charakteru planowanego przedsięwzięcia. Jeśli wybierzemy park, stadion sportowy albo inną przestrzeń otwartą, musimy liczyć się z tym, że będzie trzeba wydzielić dany obszar i zaplanować, co wówczas, kiedy pogoda będzie krzyżować plany.



Jeśli pomieszczenie jest zamknięte, jak hala sportowa albo sala widowiskowa, należy mieć na uwadze ograniczoną miejsc. kolejnym krokiem w zaplanowaniu wydarzenia jest określenie jej celu, terminu i treści. Zwykle należy przygotować jej regulamin i skonstruować szczegółowy program minutowy wraz ze scenariuszem otwarcia, przebiegu i zamknięcia imprezy. Dokumenty te wymagane są zwykle na długo przed jej zorganizowaniem, bo miasto chce mieć do nich wgląd. Ponieważ nakłady finansowe zawsze są dość spore, odpowiednio wcześniej należy rozpisać budżet, możliwe źródła finansowania (sponsorzy, zbiórka). By frekwencja dopisała, trzeba postawić też na rozreklamowanie imprezy (plakaty, artykuły prasowe). Po otrzymaniu wymaganych prawem pozwoleń zwykle przychodzi czas na najbardziej pochłaniające energię działania, czyli przygotowanie dekoracji, zaplanowanie strefy gastronomicznej i punktów poboru prądu (tu z pomocą przyjdzie wypożyczalnia agregatów prądotwórczych - więcej agregaty prądotwórcze wynajem warszawa). Trzeba zdecydować też, komu przypadnie obsługa techniczna imprez towarzyszących naszej (jeśli takie są w planach), zorganizować służby porządkowe, punkty medyczne i zaplecze sanitarne.

impreza
Jak widać - spraw jest wiele. Zdecydowanie lepiej jest powierzyć je profesjonalnej firmie, żeby przed planowaną imprezą nie zadręczać się myślami, czy wypożyczalnia agregatów prądotwórczych dostarczy je na czas, czy punkty gastronomiczne będą dobrze zaopatrzone i czy frekwencja dopisze i wydarzenie się zwróci.