Najbardziej nowatorskie rozwiązania w przedsiębiorstwach dotyczą obiegu dokumentów

Tradycją jest, iż duża ilość firm stosuje papierowe dokumenty, faktury i pozostałe istotne pisma. Tak było zawsze i ciężko od niektórych wymagać, żeby nagle się to zmieniło. Niemniej istnieją znaczne zmiany w każdym obszarze i już obecnie można zauważyć, jak wprowadzane praktyki zarządzania dokumentami zapewniają dobre wyniki. Zamiast marnować wiele papieru, obciążać kolejne pomieszczenia papierami, a po drodze je gubić stosowane są najnowsze praktyki, w jakich elektroniczny obieg faktur bezsprzecznie jest najlepszy. Niestety, jeszcze sporo podmiotów stosuje wiekowe metody, a to powoduje wiele kłopotów.
faktura
Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com
W ten sposób, papierowy obieg dokumentów sprawia, iż dokumenty giną, ponieważ zwyczajnie są schowane w szufladzie albo są za długo trzymane, a więc muszą parę razy przechodzić przez różne działy. To się powinno zmienić. Szczęśliwie jest innowacyjna alternatywa – elektroniczny obieg faktur - czytaj o elektronicznym obiegu faktur. Na szczęście istnieje metoda, żeby rozwiązać ten problem. Coraz więcej firm decyduje się właśnie na wprowadzanie rozwiązań do skanów i elektronicznego obiegu faktur. Pozostaje pytanie, W jaki sposób o działa? Dokumenty, które pojawiają się w firmie są sortowane i skanowane.



Innowacyjne oprogramowanie jest odpowiedzialne za odczytywanie danych z zeskanowanego dokumentu. Stosowana technologia do tego celu to OCR, co oznacza Optical Character Recognition (|tak zwane, optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (czyli, inteligentne rozpoznawanie znaków). System odczytuje charakter faktury oraz dane, zapewniając również na manualną
e-faktura
Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com
poprawę danych. Skuteczność automatycznego przetwarzania danych ze skanu faktury za pierwszym razem może przebić nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury razem z informacjami może trafiać od razu do systemu finansowo-księgowego, przykładowo jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do cyfrowego obiegu. Jakie korzyści przynosi takie rozwiązanie? Najważniejsze są oszczędności.


Pierwsze oszczędności są możliwe w przedsiębiorstwach otrzymujących od pięciu tysięcy faktur wzwyż na rok. Taka zamiana obiegu papierowego na elektroniczny gwarantuje zysk dla każdego działu który uczestniczy w tym procesie. Najważniejsze sprawy to na pewno skrócenie czasu czy redukcja kosztów obsługi faktur.