Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby zabierać się za kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy przedyskutować jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, sprawdzonych od lat w innych firmach. Możemy także, w przypadku chociażby nietypowego podziału prac, skorzystać z autorskich rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego.

Wejdź na następną witrynę i dowiedz się również sporo o podobnej tematyce. Pod podanym linkiem przygotowaliśmy dla Ciebie znaczną ilość wpisów.

Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Dane mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i płynny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wybierany jest najczęściej w urzędach i stowarzyszeniach. system sprzedaży biletów elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą komputerową ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie także na ekologię. Najbardziej to drzewa „odetchną z ulgą”. Możemy pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy wybierają się na spotkania z klientami. Nie wręczajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w wygodny netbook (przykłady dla mieszkańców stolicy: odkryj więcej na stronie) lub tablet (a tutaj dla mieszkańców Krakowa: rekomendowany link). Zajmują mniej miejsca i korzystniej wpływają na środowisko.

Copyright © All right reserved. | Theme: Business Click by eVisionThemes