Bogactwo ofert powierzchni konferencyjnych do użyczenia przyprawić może o zawrót głowy. Podejmując decyzję organizatorzy nie powinni się skupiać tylko na lokalizacji. Równie ważne, a niekiedy najważniejsze, będą czynniki dodatkowe związane z charakterem konwentu szkoleniowego, edukacyjnego lub biznesowego. Planując naradę lub szkolenie należy wykazać się niezmiernie wysokimi zdolnościami organizacyjnymi. Wskazówką do rozplanowania logistyki przedsięwzięcia jest za każdym razem ten sam punkt wyjścia – miejsce konferencji.