Faktura jest jednym z ważniejszych dokumentów w biznesach także instytucjach. Faktura jest szczególnym dowodem wymagającym poprawnego również efektywnego wystawiania. Tradycyjny obieg faktury może skutecznie dezorganizować działanie w przedsiębiorstwie, choćby ze względu na zawieruszenie pisma, ewentualnie przypadkowe zniszczenie. Firmy stosujące papierowy wymianę faktur kupna ,winny go zastąpić skanowaniem także elektronicznym wymianą.
Autor: Nicole Beauchamp
Źródło: http://www.flickr.com
Przyniesie to duże oszczędności dodatkowo zminimalizuje liczbę popełnianych omyłek przy liczeniu owych dokumentów. Wielokrotnie podatek (czytaj też faktury) wnikają do kancelarii albo działów biznesowych firmy gdzie są opisane za pośrednictwem osoby i później są przekazywane do działu rachunkowości, gdzie zachodzi ich księgowanie i płatność.Nawet jeśli faktura dotrze wcześniej do działu księgowości, również musi być opisana dodatkowo zaaprobowana przez dział merytoryczny. Papierowy obieg sprawia, że faktury przepadają, są nazbyt długo przetrzymywane, muszą kilka razy krążyć po przedsiębiorstwie. W obecnych czasach duże przedsiębiorstwa powinny przejść na elektroniczny obieg faktur.
Jakie zalety przynosi firmom skanowanie i elektroniczny obieg faktur?
Przede wszystkim oszczędności. Pierwsze oszczędności można już zauważyć w jednostkach otrzymujących od 5 tys. faktur wzwyż rocznie już po pół roku. Zmiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny faktur daje pożytek dla wszystkich oddziałów uczestniczących w tym procesie, np. skrócenie czasu i pomniejszenie kosztów obsługi faktur; minimalizacja operacji manualnych; obniżenie ilości błędów; minimalizacja odsetek z tytułu spóźnionych płatności; pełny wgląd do historycznych danych. Oto ekonomiczne rozwiązania dla twojej firmy –
http://www.efematic.pl/410/544a41cf7312f___flickr_8000143395.jpg|R|W=190]Korzyści dla firm wprowadzających elektroniczny obieg faktur:
– pomniejszenie nakładu pracy koniecznego na obsługę faktury w firmie,
– usprawnienie rejestracji dokumentów w wyniku eliminacji papierowego obiegu faktury,
– stały monitoring terminowości przepływu faktury,
– egzekwowanie przez system procedur związanych z akceptacją faktury,
– jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności do konkretnej osoby zdefiniowanej w procesie.