Kiedy ktoś powołuje do życia w naszym państwie firmę, nie zawsze zdaje sobie sprawę, jak wiele różnorakich dokumentów będzie musiał gromadzić i magazynować. Poczynając od różnych pism pism z urzedów, pozwoleń, faktur, aż po akta pracowników i korespondencję. Gdzieś należy je trzymać. A gdy nie są już niezbędne? Niszczenie dokumentów nie jest jednak tak prostą sprawą.
Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Przede wszystkim należy oddzielić te archiwalne i nadal użyteczne, od tych zbędnych. Następnie mieć w pamięci to, iż niszczenie dokumentów musi przebiegać w określony sposób. Nie można ich po prostu złożyć i dać na wysypisko. Powinny być odpowiednio podarte, tak, by nie dało się odczytać z nich żadnych informacji – to bardzo ważne przy tak zwanych danych wrażliwych. Ciekawym rozwiązaniem na pozbycie się dokumentacji, niezawierającej tak ważnych informacji jest recykling dokumentów. Okazuje się, że to nic ciężkiego do zrobienia, nie wymaga sporo działań, a zbędny papier może zostać ponownie przetwarzany.
Sprawdź też: niszczenie dokumentów trójmiasto dokumentów księgowych – oferta firmy Destroy
Dodatkowo – wasza firma nie musi być za to odpowiedzialna sama! Dzisiaj w naszym państwie jest kilka firm, które recykling dokumentów mają w swojej ofercie. Na ogół jest to tak, że firma przywozi do danego zakładu swe zaplombowane kartony i umiejscawia je w strategicznych miejscach biura (bardzo dobrym miejscem częstokroć jest pomieszczenie ksero). Zatrudnione w firmie osoby mogą do nich wkładać stary, zużyty papier. Kiedy pudła się wypełniają, firma zajmująca się recyklingiem odbiera je z biura. Co ważne – następnie niszczy (ciekawostka – można zażyczyć sobie, aby ten proces był sfilmowany!), a właściciel dostaje certyfikat. Nieco inna sprawa ma się z zakładami państwowymi i placówkami oświatowymi.
Powiązany artykuł: Destroy & odpadom (polecamy kliknij i sprawdź) – brakowanie dokumentów
Te muszą przede wszystkim robić brakowanie dokumentów. Na czym to polega? Trzeba oddzielić papiery, które nie są już ważne czasowo (np. – arkusze ocen). Zazwyczaj brakowanie dokumentów powinno odbywać się raz do roku, zdarza się jednakże, że robi się to nie tak często (na ogół dotyczy do jednak niewielkich archiwów). Niezwykle ważną informacją w powyższym zagadnieniu jest to, iż, aby tego typu partie dokumentów zniszczyć, zgodę musi zawczasu wyrazić dyrektor danej placówki.